Du har signert drømmekandidaten rett før sommerferien, med oppstart 1. oktober. Så ses man til høsten. Internt planlegges det for at den nyansatte skal få en god start når hun/han begynner. Typisk ordne ny pc, mail-adresse, mobil, kontorplass, og kanskje en blomst med velkomsthilsen. Men det er mye som kan inntreffe før en ny ansatt faktisk begynner. Derfor er både preboarding og onboarding viktige faser i rekrutteringsprosessen. De dekker ulike deler av den nyansattes tidslinje, fra tilbud om jobb til man faktisk starter i bedriften. La oss se nærmere på de to og hvorfor begge faser er like viktige.
Preboarding
Preboarding-prosessen foregår i perioden fra en kandidat aksepterer og signerer et jobbtilbud frem til første arbeidsdag. Hovedmålet med preboarding er å holde kandidaten engasjert og forberedt på å starte i stillingen. Denne fasen hjelper med å redusere usikkerhet og hindre at den nyansatte trekker seg fra stillingen. Følgende punkter er viktige i en preboarding-prosess:
- Velkomstmelding: Send en gratulasjon og informasjon om hva man kan forvente frem til første arbeidsdag.
- Praktisk informasjon: Forbered dokumentasjon, avtaler, kontrakter og annen informasjon som kan være nyttig for den ansatte før start.
- Innføring i kultur: Del f.eks. firmavideoer, verdier eller introduksjoner til kollegaer for å hjelpe kandidaten med å bli kjent med bedriften.
- Sosial tilpasning: Organisere virtuelle møter eller uformelle arrangementer med fremtidige kollegaer for å bygge relasjoner før de begynner.
Preboarding handler i stor grad om å skape en smidig overgang og gi den nyansatte en følelse av tilhørighet allerede før de har begynt å jobbe.
Onboarding
Onboarding-prosessen starter når den nye medarbeideren har sin første arbeidsdag, og strekker seg ofte over de første månedene. Denne prosessen har som hovedformål å få integrert den nyansatte i arbeidsmiljøet, både operativt og sosialt. En onboarding inkluderer ofte følgende:
- Opplæring: Gi den nyansatte nødvendig opplæring for å forstå arbeidsoppgavene og i bruk av relevante verktøy eller systemer.
- Legge til rette for enkel integrering: Hjelp den nyansatte med å bli kjent med kolleger, strukturen i avdelingen og kommunikasjonsflyten.
- Kulturell tilpasning: Gi innsikt i bedriftskulturen, verdier og hvordan ting fungerer internt. Dette er med på å bygge lojalitet og engasjement.
- Tydelige mål: Definer klare mål og forventninger for de første ukene eller månedene slik at den ansatte vet hva de skal oppnå.
Onboarding varer gjerne i flere måneder, og fokuserer på å sikre at den nyansatte føler seg trygg, produktiv og fullt integrert i rollen og organisasjonen.
Forskjeller mellom preboarding og onboarding
- Tidsramme: Preboarding skjer før første arbeidsdag, mens onboarding starter fra første dag og fortsetter over tid.
- Fokus: Preboarding fokuserer på forberedelse og tilhørighet, mens onboarding fokuserer på opplæring, integrasjon og prestasjon.
- Formål: Preboarding er ment å bygge forventning og engasjement, mens onboarding er rettet mot å gjøre den ansatte produktiv og integrert i teamet. Dette er avgjørende for å skape en positiv start og for å sikre langsiktig suksess for nyansatte.
Er pre- og onboarding like viktig?
Ja absolutt! Altfor ofte fokuseres det på en god onboarding, men man glemmer preboarding. Det planlegges for at den nyansatte skal komme raskt i gang. Det er bra og viktig, men det fokuseres altfor lite på preboarding. Det skjer oftere en man tror at en kandidat trekker seg fra stillingen av ulike årsaker. Sørg for du holder kontakt med din fremtidige kollega i denne fasen, og få avklart eventuelle ting som oppstår. Avklar hvem som følger opp frem til oppstart, være seg interne ressurser eller rekrutteringsselskapet som kan ha bistått i prosessen, eller begge.
Å ja vi har erfart at en kandidat slutter før man begynner.
Lykke til med en god pre- og onboarding prosess!
OM SKRIBENTEN
Øyvind Johannessen
Øyvind er seniorrådgiver innen executive search, rekruttering, coaching og karriererådgivning. Han har over 11 års erfaring i leder og spesialist rekruttering. Han har Master fra BI innen strategisk ledelse og bred internasjonal erfaring, spesielt fra det tyske markedet. Han jobber primært innen bank, industri, retail, produksjon, bygg og anlegg. Øyvind er genuint interessert i mennesker, og har alltid et smil på lur.
