Hvordan lede med ærlighet og tillit
Konflikter er nødvendige i enhver organisasjon som ønsker å utvikle seg. Likevel viser forskning at ledere synes det er ubehagelig å gi negative tilbakemeldinger. Dette står i kontrast til Jack Welsh, som hevdet at ledelse handler om sannhet og tillit. Sannheten, selv når den er ubehagelig, er ofte den mest omsorgsfulle formen for ledelse.
Patrick Lencioni, forfatteren av The Five Dysfunctions of a Team, beskriver hvordan team som innrømmer feil, svakheter og bekymringer, uten frykt for represalier, er de mest vellykkede. Effektive team våger å vise sårbarhet, noe som er essensielt for å bygge tillit. Ironisk nok, i mange team unngår man konstruktiv konflikt av frykt for å såre hverandre, noe som ofte fører til «korridorsnakk» og skjulte spenninger. Å unngå konflikter resulterer i kunstig harmoni, der uenigheter aldri får en sunn og åpen diskusjon.
Selv om vi ikke aktivt skal søke konflikter, bør vi være åpne for saklige konflikter som handler om reelle problemstillinger. Å lære å stå i slike konflikter med åpenhet og mot er avgjørende for å sikre at viktige temaer blir diskutert, og at organisasjonen kan bevege seg fremover.
Men hva skjer når konflikten ikke lenger handler om faglige uenigheter?
Konfrontasjoner som ikke kan unngås
Gjennom karrieren vil vi alle møte situasjoner der noen vi jobber med gjør noe vi finner kritikkverdig. En vanlig måte å håndtere slike situasjoner på er å unngå dem, utsette konfrontasjonen og la irritasjonen bygge seg opp. Det som begynner som frustrasjon, kan over tid utvikle seg til sinne. Ofte tolker vi andres handlinger uten å ha innsikt i deres intensjoner. Når vi går inn i en konfrontasjon med antakelser om andres motiver, risikerer vi å ødelegge muligheten for en god samtale.
I stedet for å anta at vi har rett, bør vi møte slike situasjoner med et ønske om å forstå. En god tilnærming er å bruke såkalte «svake meninger», der vi uttrykker usikkerhet og stiller spørsmål. For eksempel: «Jeg ble usikker da du sendte meg den e-posten. Kan du utdype hvorfor du ikke vil prioritere dette initiativet?» Dette gir rom for dialog, i stedet for å presse den andre personen til forsvar.
Å konfrontere noen med sterke meninger kan derimot føre til avvisning hos den andre parten. For eksempel: «Jeg er uenig og kan gi flere grunner til hvorfor vi må fortsette med dette.» Denne tilnærmingen kan skape motstand og føre til at konflikten eskalerer.
«Tillit skapes ved at den tas i bruk» (M. F. Schamltz)
Å bygge tillit i konfrontasjoner
I en konfrontasjon er det avgjørende at vi klarer å formidle at vi verdsetter personen vi snakker med, samtidig som vi tør å ta opp det som er utfordrende. Når den andre personen føler seg sett og hørt, øker sjansen for at gjensidig tillit etableres og at konfrontasjonen dermed blir konstruktiv.
Det er også viktig å være konkret i tilbakemeldingene. I stedet for å tolke andres handlinger som bevisst negative, bør vi beskrive det vi faktisk observerte, og forklare hvordan det påvirket oss. Dette skaper en bedre forståelse av situasjonen og gir rom for at den andre personen kan korrigere sin atferd.
Å tydeliggjøre konsekvensene som en atferd har, kan være det som motiverer personen til å endre seg. Eksempelvis, hvis en av dine medarbeidere ikke leverer høy nok kvalitet i jobben sin, bør du forklare konsekvensene dette har for f.eks. kunden, deg som leder og kollegaer av medarbeideren.
Positive tilbakemeldinger og tilbakemeldingskultur
Positive tilbakemeldinger er også en viktig del av å bygge team som trives i konstruktiv konflikt. «Feedback is the breakfast of champions», i følge Ken Blanchard. En viktig huskeregel når det gjelder å gi positive tilbakemeldinger, er at tilbakemeldinger på innsats og hvordan man bruker evnene sine er mer motiverende enn generell ros, som «du er flink».
Å være spesifikk når du gir tilbakemeldinger gjør at mottakeren bedre forstår hva som fungerer godt, og hvordan de kan utvikle seg videre. I stedet for å gi generell ros for et stort salg, kan du gi konkret tilbakemelding på gode forberedelser eller en godt gjennomført presentasjon.
Ønsker dere å utvikle en sterk tilbakemeldingskultur i organisasjonen? Trenger dere bistand i forbindelse med konflikthåndtering? Vi bidrar gjerne med opplæring og trening.
OM SKRIBENTEN
Øyvind Drangsland
Øyvind er seniorrådgiver i SkC og arbeider med rekruttering, leder- og teamutvikling, organisasjonsutvikling og arbeidsmiljø. Utvikling i en organisasjon forutsetter god ledelse som er resultatfokusert.
Han har blant annet bakgrunn som organisasjonssjef og rådmann, og var leder av rådmannsutvalget i Telemark i om lag 5 år. Som konsulent har Øyvind jobbet i 22 år med offentlig sektor. Han var manager i KMPG og partner i Habberstad før han ble partner i SkC.
