Moderne styringssystemer gir gode muligheter til å overvåke utviklingen i virksomheten. Private, offentlige og ideelle virksomheter opererer med systemer som gir svar på status og utvikling i viktige måleparametere (eller KPI’er – Kritiske Prestasjons Indikatorer) i tillegg til regnskapsdata som forteller om den økonomiske situasjonen.
Virksomheter investerer i avanserte dataløsninger som trekker tall ut av kjerne- og støttesystemer og i miljøer med dyktige ansatte som produserer, analyserer og kommenterer.
Og det må jo være bra….?
Så absolutt, alle har noen forhold de må vite om, for å sikre at virksomheten jobber mot å realisere sine mål og strategier.
Hva styrer du etter?
Undersøkelser indikerer imidlertid at mange virksomheter ikke bruker KPI-er som reell rettesnor i hverdagen. De bruker altså KPI’er, men det betyr ikke så mye. Mange har kanskje lyttet litt for mye til metodetunge konsulenter med sort belte i Balanced Scorecard, eller ivrige selgere av talltunge dataløsninger med flott grafikk…..?
Tre sentrale forhold i god virksomhetsstyring
Spesielt tre forhold bør mange vurdere:
- For mange måleparametere
Det krever innsats å holde et stort antall KPI’er ved like, og avvik drukner i avviksmengden.
KPI’er skal ta utgangspunkt i og måle forhold som påvirker de overordnede forretningsmålene. Gjør de alltid det i din virksomhet? – eller bruker virksomheten mye energi på et bredt spekter målinger som ikke resulterer i tiltak?
Hvis man har oppmerksomhet mot mange og ulike forhold, hvordan skal man da sikre at de få og virkelig viktige KPI’ene – de som måler forhold som bidrar til realisering av forretningsmål – får den oppmerksomheten de skal ha? Skal man operere med A og B KPI’er ?
Mange virksomheter bør vurdere om KPI’ene anvendes riktig, og om de har for mange KPI’er. - Feil måleparametere
Mange bruker bransjestandarder ved valg av KPI’er. Er du sikker på at dette er relevant også for din virksomhet? Vi ser at mange virksomheter har et lite bevisst forhold til sine KPI’er. «Vi har målt dette i mange år».
Virksomheter i tidlig fase er naturlig nok opptatt av vekst. Etter noen år er det kanskje viktigere å rette fokus mot effektivitet. Dersom man har målt vekstparametere over lang tid, og fortsetter med dette når virksomheten har effektivisering som forretningsmål kan dette slå feil ut.
For virksomheter i tidlig fase er ofte tilstrekkelig likviditet sentralt. Javel, da burde de legge stor vekt på å utvikle gode likviditetsprognoser slik at de kan forutse utfordringer som for mange fører til nedleggelser, salg av virksomheten på dårlige betingelser etc. Og, kanskje være fornøyd med det?
Mange virksomheter bør ta en runde og avstemme KPI’ene sine opp mot forretningsmålene. Påvirker det våre forretningsmål dersom denne indikatoren beveger seg opp eller ned? Om svaret på dette bare er tja, bør du vurdere å avvikle målingen. - Kvalitet på måleparametere
Noen KPI’er kan være vanskelige å måle. Da må man enten droppe dem, eller finne en alternativ måte å måle på.
Har du egentlig gode nok tall i bunnen? Har du gode nok kundedata til å kunne si noe om kundefrafall? Er kundedatabasene oppdatert med tanke på fusjoner, salg av virksomheter, navneendringer mm?
Opererer du med beregnede tall og estimater, er dette kanskje ikke bra nok dersom metodene ikke er tilstrekkelig nøyaktige. Hvis din virksomhet måler et forhold «slik vi alltid har gjort det» – for å få sammenlignbare data over tid – er kanskje dette misvisende etter noen år og bør erstattes med andre måter å måle på.
Andre virksomheter opererer med KPI’er som i praksis virker negativt for noen; forbedring i ett område resulterer i forverring i et annet område, som følge av motstridende målsetninger. Rask behandlingstid på kundeservice gjør kanskje arbeidet for servicemedarbeiderne mer krevende?
Noen virksomheter sliter med uenigheter i organisasjonen om hvordan man skal definere og beregne en KPI. Det som for noen oppfattes som et relevant mål, kan oppfattes av andre som feil. Og da er nok ikke forbedringer i et slikt mål som stimulerer til innsats.
Mange bør ta en runde og kvalitetssikre KPI’ene sine – med tanke på mulige målkonflikter og beregningsgrunnlag.
Vi hjelper deg med god styring
Vi bistår virksomheter med forbedringer og utvikling av styringssystemer tilpasset virksomhetens overordnede mål og strategier.
Vil du vite mer, kontakt Petter Morseth.
OM SKRIBENTEN
Petter Morseth
Omstillinger med vekt på effektivisering, resultatforbedring og organisasjonsutvikling samt strategi- og forretningsutvikling er det Petter jobber med. Han kombinerer lang erfaring fra prosjekt- og programledelse med erfaringer fra linjeledelse og management for hire.
